Upplands Väsby kommun

 

"Äntligen har vi fått en lösning som hjälper oss att enkelt hålla koll på kommunens IT-utrustning och alla leasingavtal. 3 Step ITs asset management-system är enkelt att administrera och ändra i och ger våra supporttekniker all den information de behöver för att kunna göra sitt jobb; kostnadsställen, versioner, ägare, geografisk placering, status m.m. Deras kundteam har tagit sig an uppdraget på ett mycket bra sätt och det märks att 3 Step IT värdesätter sina kunder."

Annika Andersson, systemtekniker, helpdesk och support

Upplands Väsby kommun har idag över 42 000 invånare. Idag pågår en stark inflyttning och kommunens befolkningstillväxt 2015 var den största på 25 år. Hela kommunen är certifierad enligt ISO14001 och utsågs 2011 till Sveriges IT-kommun och 2013 till Sveriges miljöbästa kommun. Det finns idag ca 1300 anställda på kommunen, där flertalet har tillgång till bärbara datorer eller surfplattor. IT-driftsavdelningen administrerar ca 2900 datorer och ansvarar för alla datorarbetsplatser för kommunens anställda där support, inköp och administration av utrustningen ingår. Idag köps all utrustning genom IT-leverantören Dustin. Finansiering, utrustningsadministration och återtag hanteras av 3 Step IT.

UTMANINGAR

Upplands Väsby kommun valde tidigt operationell leasing i stället för att äga sin IT-utrustning. Tidigare finansierades och återtogs utrustningen av en internationell datortillverkare och registersystemet hanterades av en IT-driftsleverantör. Då finansieringssystemet och registersystemet låg hos olika aktörer var det sällan som siffrorna stämde mellan systemen.

En annan utmaning var i återtaget av utrustningen. Det tog nästan ett och halvt år efter det att kommunen skickat tillbaka utrustningen innan det tidigare finansieringsbolaget kunde bekräfta att utrustningen faktiskt hade returnerats. När väl bekräftelsen kom var datorleverantören och kommunen sällan överens om datorernas restvärde eller skick.

Kommunen genomför också förändringar av kodplaner varje år. De nya verksamhetskoderna skapade utmaningar för registreringssystemet som enbart tillät manuella förändringar av enskilda poster. Dessa verksamhetskoder ligger till grund för den interna debiteringen av utrustningen.

En annan viktig fråga för Upplands Väsby kommun var att utrustningen efter användning hanterades på ett hållbart och säkert sätt. Utmärkelsen som miljöbästa kommun 2013 innebar ett intensifierat arbete kring miljöfrågorna och i upphandlingen av ny IT-utrustning ställdes höga krav på leverantörernas hållbarhetsprocesser. Eftersom kommunen hanterar sekretessbelagd information var det också viktigt att utrustningen säkerhetsraderades direkt vid återlämnandet.

LÖSNING

  • En ny upphandling genomfördes 2014 där Dustin valdes som leverantör av IT-utrustning. Dustin hade då anmält 3 Step IT som underleverantör av finansierings-, administrations- och återtagstjänster. Utrustningen köps idag in genom Dustins e-handelstjänst varefter 3 Step IT sköter finansiering och fakturering av utrustningen. Upplands Väsby kommun har nu tillgång till ett fullständigt integrerat asset management- och finansieringssystem där kommunen och 3 Step IT ser exakt samma information.
  • Genom det webbaserade asset management-verktyget får kommunen full kontroll över hyresavtalen och samtidigt värdefull information om den egna IT-utrustningen såsom versioner, programvaror, serienummer, geografisk placering m.m. Innan avtalstidens utgång meddelar också systemet automatiskt att det är dags att lämna tillbaka alternativt köpa ut utrustningen.
  • Systemet har konfigurerats utifrån kommunens behov vilket bland annat inneburit att de kan ta ut rapporter månadsvis som används för intern vidaredebitering till olika kostnadsställen. Förändringar i verksamhetskoder sker via massinmatning snarare än genom manuell hantering av enskilda poster.
  • Återtaget/remarketing-tjänsten innebär att Upplands Väsby kommun slipper hantera den uttjänta utrustningen själva. När det är dags för återlämning skickar 3 Step IT en låsbar bur till kommunens lokaler där all kasserad utrustning samlas för vidare transport till 3 Step ITs remarketingfabriker. Utrustningen säljs sedan vidare av 3 Step IT efter att ha genomgått en noggrann säkerhetsradering. 

FAKTA OM UPPLANDS VÄSBY KOMMUN

Levererar välfärds- och infrastrukturtjänster till invånarna i kommunen

1300 medarbetare

ca 41 800 invånare i kommunen

Omsätter 1,9 miljarder kronor (2015)

HÅLL DIG UPPDATERAD OM DET SENASTE

Thank you for your subscription