När det gäller IT- och teknikinköp är det viktigt att ta fasta på 20/80-principen: av de totala kostnaderna för en dator (TCO, Total Cost of Ownership - total ägandekostnad) uppgår kostnaden för själva utrustningen till endast 20%. Inköpspriset för utrustningen utgör alltså inte den största delen av IKT-budgeten (Informations- och Kommunikationsteknik).
Fixa först till 20% av kostnaderna
Kostnadsbesparingar avseende utrustningsinköp kan åstadkommas genom konkurrenskraftiga upphandlingsprocesser, rationella utrustningsval och genom att leasa IT-utrustningen under flexibla avtal. Att äga utrustningen är ofta det mest ineffektiva alternativet. Detta beror delvis på de väsentliga initiala utgifterna och delvis på avsaknaden av en genomtänkt tjänst för livscykelhantering. När väl inköpspriset är optimerat är det dags att gå vidare till den totala ägandekostnaden. Avseende driftskostnaderna i IKT-budgeten, bör man fokusera på de delar som ger de mest omfattande rationaliseringarna och kostnadsbesparingarna.
Vad består den 80%-iga kostnadsdelen av?
Den största kostnadsposten består av saker såsom underhåll, datasäkerhetsuppdateringar, programuppdateringar, användarsupport, IT-problemhantering, programvara, programvarulicenser, olika integreringar och applikationer osv. Personal på IT-avdelningarna är upptagna med att administrera de datorer som är i bruk istället för att fokusera på sina egentliga huvuduppgifter - för att inte tala om hanteringen av utrangerad utrustning.
Proaktiv och smart livscykelhantering är den modell som bidrar till att minska IKT-kostnaderna. Livscykelhantering kan tillämpas på hantering av befintlig hårdvara, men den fungerar även i situationer då mer hårdvara anskaffas och verksamheten expanderar. Det är av enorm betydelse att den övergripande processen fungerar bra i kombination med kundens IT och kundens IT-partners processer. Detta underlättas med användning av ett utrustningsregister och en enkel process för återlämning av utrustning, med korta ledtider och garanterad informationssäkerhet.
Ett utrustningsregister kan bli en nödvändighet i framtiden på grund av olika bestämmelser och krav som uppstår då organisationen blir skyldig att bevisa sina professionella administrativa processer. De nya kraven kring informationssäkerhet och dataskydd (såsom GDPR General Data Protection Regulation - Dataskyddsförordningen) innehåller bestämmelser avseende övervakning av data som hänger samman med hårdvaruhantering .
Vad är kostnadsbesparingarna i praktiken?
TCO-beräkningar hjälper dig att ha rätt fokus med kostnadsbesparingarna. Proaktiv och smart livscykelhantering bidrar till att uppnå betydande kostnadsbesparingar på följande sätt:
- Leasing av IT-utrustning från ett begränsat sortiment (CYOD-modellen, Choose Your Own Device, välj din egen enhet)
- Automatisering av utrustningens rekonditioneringsprocess, med väsentlig minskning av associerade arbetsinsatser, läs mer >>
- Möjligheten att förutse datorproblem, vilket kräver funktionsövervakning i realtid. Därutöver optimeras utvecklingsplanen med hjälp av experter för att säkerställa rätt inriktning på utvecklingsaktiviteterna, särskilt på lång sikt.
- Erbjudande om överkomliga leasingpriser för effektiva datorer som redan använts i affärsverksamheten, vilket därmed innebär återvinning av hårdvara inom företagets egen organisation.
- Förbättrad effektivisering genom förinstallationer och logistik
- Automatiserad övervakning
- Säkerställa kvaliteten på IT-utrustningen
Och detta är bara några av de metoder som finns tillgängliga för att uppnå kostnadsbesparingar, även när antalet datorer ökar.
Vill du veta mer om våra IT-lösningar? Kontakta en av våra lokala experter idag så berättar vi mer!
