Enköpings kommun, som har ett ambitiöst hållbarhetsarbete med målet att vara klimatneutral 2030, har ett stort fokus på att arbeta cirkulärt inom IT. Det finns en stolthet och stor förståelse för IT-arbetet och mognadsgraden i det cirkulära arbetssättet i kommunen är hög. I dagsläget får hela 95 procent av all IT-utrustning ett andra liv.

Utmaning: Skapa en effektivare, mer säker och hållbar IT-hantering

Enköpings kommun hade tidigare en IT-park av skiftande kvalitet och ålder. Någon standardisering fanns inte och i brist på andra alternativ, tvingades användare ibland använda teknik som kunde vara upp till åtta år gammal. Den undermåliga IT-utrustningen var i ständigt behov av service och skickades därför fram och tillbaka mellan användare och IT-avdelningen. En och samma dator kunde felanmälas flera gånger om, vilket ofta resulterade i långa ”driftstopp” med frustration och produktivitetsbortfall som följd.

En annan utmaning i arbetet med den dagliga IT-driften låg i att få kontroll och samla in information om utrustningen så som när den köptes in, vem som använde den, garantitider och när den behövde bytas ut. Den manuella IT-hanteringen påverkade kommunens ekonomiska prognoser negativt och en stor del av det som köptes in användes aldrig som det var tänkt. Någon rutin för hantering av uttjänt utrustning fanns inte heller. Förvaltningarna fick lösa denna uppgift på egen hand vilket ofta ledde till att datorer skrotades istället för att återvinnas eller återanvändas.

Lösning: Ny IT-strategi med cirkulärt förhållningssätt

Kommunen såg att behovet av en standardiserad process - från inköp och finansiering, till administration och återvinning/återanvändning av uttjänt utrustning - krävde en ny IT-strategi. Kommunen beslutade därför att upphandla ett cirkulärt arbetssätt.

Den finansieringsorienterade lösningen från 3stepIT ger en cirkulär process där kommunen byter ut IT-utrustning regelbundet. Den finansierade utrustningen förvaltas i 3stepIT:s Asset Management-verktyg. Systemet lagrar löpande information om utrustningen och ger kontroll över kostnader, garantier och utbytesintervall. Det cirkulära arbetssättet gör också att alla IT-relaterade tillgångar får en systematisk återanvändning vilket går i linje med kommunens aktiva hållbarhetsarbete.

Nyttjandegraden av utrustningen är mycket hög. Varje dator som inte används i verksamheten kommer tillbaka till IT- och logistikavdelningen, som då kan skicka utrustningen till en ny användare innan avtalsperioden löpt ut. Avdelningen kan ha god kontroll på att all utrustning används. Vid hyresperiodens slut kan kommunen antingen lämna tillbaka hårdvaran till 3stepIT eller förlänga hyresperioden.  Vid återlämning avidentifieras, raderas och re-konditioneras utrustningen för återanvändning.

Resultat: Ökad kontroll på utrustning, ekonomi och återbruk

Sedan kommunen 2019 började använda 3stepIT:s cirkulära lösning har IT-parken blivit mer anpassad efter verksamheternas behov och generellt sett mer modern. Det har i sin tur resulterat i färre felanmälningar och supportärenden vilket frigjort tid för kärnverksamheten inom IT- och logistikavdelningen. Återtagstjänsten innebär att Enköpings Kommun kan ta hjälp av 3stepIT:s processer och logistiklösning för att optimera återtaget. Av returnerade enheter som kommunen lämnar in får 95 procent ett andra liv.

Överlag har IT-hanteringen inom kommunen blivit mer strukturell vilket ger en ekonomisk förutsägbarhet. 3stepIT:s Asset Management-verktyg hjälper kommunen att förstå hur och var deras tillgångar används eller inte används, vad tekniken kostar och vad som är onödiga inköp. Detta sparar inte bara kostnader för underhåll och support, utan minskar även kommunens koldioxidavtryck.

Om kommunen

Enköping, med sina 48 000 invånare, är en tillväxtkommun. Många bostäder har byggts senaste åren och företag har etablerat sig i en snabb takt. Kommunen har som mål att nå 50 000 invånare år 2030, samma år som kommunen också har som mål att vara klimatneutral. Det finns cirka 3 500 anställda på kommunen, där flertalet har bärbara datorer, mobiler och surfplattor.

IT- och logistikavdelningen administrerar cirka 4 900 datorer, 2 200 surfplattor och 2 000 mobiler. Avdelningen ansvarar också för att köpa in rätt utrustning, registrera och leverera den till rätt användare. 3stepIT hjälper kommunen med finansiering och hantering av all IT-utrustning samt med sin återtagstjänst för uttjänta datorer och mobiler.