Till en början kändes det som det skulle handla om någon månads arbete hemifrån när pandemin bröt ut. De anställda hämtade hem sin IT-utrustning, investerade i kontorsstolar och behövde bara se presentabla ut på överkroppen i mötessammanhang. Hemmakontoret var kanske inte så dumt ändå?
Men så kom den stela nacken, smärtan i ryggen, huvudvärken, och plötsligt fungerade inte internet när det var dags för teams-möte och vågade man verkligen skicka den där känsliga filen till sin kollega när man inte hade någon som helst koll på vilka nätverk personerna i fråga satt uppkopplade mot? Att arbeta hemifrån under en längre tid ställer allt högre krav oavsett om det handlar om hälsa, arbetsmiljö, datasäkerhet eller koll på IT-utrustning som nu används på hemmakontoret. Här följer tre viktiga delar när det kommer till att skapa ett välfungerande hemmakontor.
IT support & hantering – rätt utrustning för hemmakontoret
För att kunna arbeta hemifrån på bästa sätt krävs en del utrustning. För det första så behövs en bra dator som inte är långsam eller krånglar, är anpassad för det arbete man ska utföra, har rätt program och applikationer installerade. Med ett IT Asset Management system får du hjälp med att övervaka och göra dina IT-tillgångar hanterbara, även om de är utspridda på olika hemmakontor. Läs mer om IT Asset Management.
Man behöver också vara uppkopplad mot ett tillräckligt snabbt nätverk för att kunna utföra sina arbetsuppgifter samt videomöten som är absolut nödvändiga för att hålla kontakten med arbetskollegor och arbetsgivare. Här behövs även en bra webbkamera, då ett videomöte med urusel kvalité kan vara förödande om det gäller ett viktigt säljmöte eller stor pitch.
För att hålla den klass på hemmakontoret som de flesta är vana vid på sin arbetsplats så behövs nog även ett headset, en extra skärm, tangentbord och rätt belysning vid hemmakontoret. För att skapa en driftsäker IT-miljö krävs att man har en hög standard på IT-utrustningen även på hemmakontoret. Om tekniken strular kan det orsaka stora problem och såklart stor stress för såväl företaget som för den enskilda individen.
Internetanslutningen kanske slutar fungera precis innan ett viktigt Zoom-möte, datorn kanske plötsligt drabbas av virus eller så går den sönder helt och hållet. Allt kan hända och det gäller att vara förberedd för att kunna lösa problemen snabbt för att det inte ska bli väldigt kostsamt i form av personal som inte kan utföra sitt arbete.
En smidig lösning som förenklar det administrativa arbete som behöver utföras när användarens teknik snabbt behöver bytas ut är 3stepIT:s Front End Services-tjänster som du kan läsa mer om här.
Enkelt beskrivet innebär denna tjänst att användaren kan få sin gamla enhet upphämtad och ersatt av en ny inom loppet av 48 timmar.
Personalhälsa - Ergonomiskt hemmakontor
Som de flesta vet så är en ergonomisk arbetsmiljö viktigt för välbefinnandet. Genom att ha ett höj- och sänkbart skrivbord, en ordentlig kontorsstol, fotstöd, stöd för handlederna vid tangentbordet och en skärm i rätt höjd kan man undvika smärta i såväl nacke, axlar och rygg som fingrar och handleder. Sitter man vid sitt matbord på en hård köksstol kommer man förmodligen få ont i kroppen på sikt. Rätt belysning spelar också en roll i hur bra hemmakontoret fungerar när det kommer till välmående, dålig belysning kan ge både huvudvärk och ögonbesvär.
Att ge hemmakontoret en bra ergonomisk förutsättning kan löna sig på sikt för såväl arbetsgivare som arbetstagare. Som arbetsgivare bör man uppmuntra sin personal till att ta pauser, sträcka på sig, kanske träna eller ta en promenad under lunchen. 45 minuter anses vara en maxtid för hur länge man ska sitta på samma sätt och jobba utan ett avbrott.
Det finns studier som visar på att smärta även kan vara en bidragande faktor till psykisk ohälsa och med tanke på alla yttre faktorer som redan finns på grund av rådande pandemi så är smärta på grund av fel möbler kanske en onödig sak att lägga till listan. Arbetsgivaren bör även se till att boka in möten med de anställda både i team och individuellt för att tillgodose den sociala kontakten. Alla kanske inte har familj eller vänner de pratar med och det kan bli en stor påfrestning när den sociala kontakten med kollegorna försvinner.
Datasäkerhet - Säkert hemmakontor
På det ordinarie kontoret kan man vara säker på att IT-avdelningen har processer på plats för att säkerställa en viss nivå av datasäkerhet. Har företaget hand om känslig data kan det vara mycket riskabelt att de anställda ska sitta och jobba hemifrån mot ett nätverk som kanske inte alls håller måttet beträffande IT-säkerhet. Starka lösenord och andra tekniska åtgärder räcker heller inte om du inte har ett säkert beteende.
Genom att öppna filer som bifogas i mejl kan du luras att ladda ner kod och programvara som skadar din dator. Den ger angriparen möjlighet att ta kontroll över din dator, logga dina tangenttryckningar eller få tillgång till känslig information som kortuppgifter, lösenord eller annan känslig information. De nya förutsättningarna ställer höga krav på företagen att lösa den här typen av problem för att arbetet ska flyta på tryggt och säkert.
Idag utnyttjar hackers Coronapandemin för att ta sig in i folks datorer och det finns alltid en risk för att bli hackad om man inte vidtagit åtgärder och har ett säkerhetstänk.
Vi på 3stepIT skulle gärna vilja utvärdera er nuvarande IT-infrastruktur och se hur vi kan hjälpa er med lösningar som är anpassade efter just er situation. Kontakta oss så hjälper vi dig utforma en framtidssäker IT-lösning som förverkligar dina mål både idag och framåt.
